চিঠিটিতে স্বাক্ষর করেছেন ইসির উপসচিব মো. শাহ আলম। চিঠিটি পাঠানো হয়েছে ইসি সচিবালয়ের আর্থিক ব্যয় অনুমোদনের দায়িত্বপ্রাপ্ত সিএজির চিফ অ্যাকাউন্টস ও ফিন্যান্স অফিসার বরাবর।

ইসির উপসচিব শাহ আলম স্বাক্ষরিত চিঠিতে বলা হয়েছে, সিইসি কে এম নূরুল হুদার নেতৃত্বাধীন একটি প্রতিনিধিদল রাশিয়ার পার্লামেন্টের নিম্নকক্ষ ‘স্টেট দুমা’ নির্বাচন পর্যবেক্ষণে সরকারি সফরে যাবে। দুই সদস্যের প্রতিনিধিদলের অন্যজন হলেন সিইসির ব্যক্তিগত সচিব (পিএস) আবুল কাসেম মোহাম্মদ মাজহারুল ইসলাম।

চিঠিতে বলা হয়েছে, প্রতিনিধিদলটি ১৬ সেপ্টেম্বরের কাছাকাছি সুবিধাজনক দিনে রাশিয়ার উদ্দেশে রওনা দেবে। নির্বাচন পর্যবেক্ষণ শেষে তারা ২১ সেপ্টেম্বর ঢাকায় ফিরবে।

চিঠিতে বলা হয়, প্রতিনিধিদল রাশিয়ায় পাঁচ রাত অবস্থান করবে। সেখানে প্রতিনিধিদলের হেটেলে থাকা, খাওয়া ও স্থানীয় যাতায়াতের ব্যয় বহন করবে রাশিয়া। তবে আন্তর্জাতিক ভ্রমণের উড়োজাহাজ ভাড়াসহ অন্য ব্যয় বহন করবে ইসি। স্থানীয় মুদ্রায় প্রতিনিধিদল ভাতা পাবে।